Phạm vi áp dụng & mô hình hoạt động
Chỉ phục vụ khách hàng doanh nghiệp (B2B): takarahq.com là nền tảng xúc tiến thương mại điện tử dành riêng cho khách hàng doanh nghiệp, nhãn hàng, chuỗi bán lẻ và tổ chức (B2B/OEM/ODM). Nền tảng không phục vụ giao dịch bán lẻ tiêu dùng cá nhân (B2C). Takara là đối tác sản xuất sáng tạo (creative-manufacturing partner) và đơn vị sourcing B2B, điều phối sản xuất thông qua mạng lưới nhà máy đối tác đã được thẩm định tại Việt Nam và Trung Quốc. Takara không sở hữu trực tiếp nhà xưởng, máy móc hay khuôn mẫu.
Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ): Mạng lưới đối tác của Takara vận hành chuyền may công nghiệp với MOQ tiêu chuẩn mỗi mẫu là 500 sản phẩm cho thị trường Việt Nam và 1.000 sản phẩm cho hàng xuất khẩu; hàng đúc khuôn từ 3.000 sản phẩm. Các đơn hàng nhỏ hơn để thử nghiệm thị trường chỉ được tiếp nhận khi có thỏa thuận văn bản riêng và áp dụng bảng giá tính toán lại.
Bản chất đơn giá: Các mức giá hiển thị trên website mang tính chất tham chiếu ban đầu (Reference/Benchmark FOB). Đơn giá xuất xưởng chính thức được xác lập dựa trên: MOQ, quy chuẩn vải/vật tư (Velboa, rPET, OEKO-TEX), yêu cầu thử nghiệm tại phòng thử nghiệm theo thị trường đích (ví dụ EN71, ASTM F963), quy cách đóng gói và điều kiện Incoterms 2020 (EXW, FOB, CIF, DDP). Báo giá chính thức có hiệu lực trong vòng 30 ngày.
Bản quyền, sở hữu trí tuệ & thỏa thuận bảo mật (NDA)
Cam kết bản quyền từ khách hàng: Khách hàng bàn giao bản vẽ, mascot, logo hay artwork phải đảm bảo quyền sở hữu trí tuệ hợp pháp hoặc có Thư ủy quyền sản xuất (Letter of Authorization - LOA). Takara có quyền từ chối hoặc đình chỉ sản xuất nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm bản quyền; khách hàng chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý trước bên thứ ba.
Cam kết bảo mật (NDA) từ Takara: Mọi bản vẽ kỹ thuật 2D/3D, mẫu rập độc quyền và thông tin đơn hàng đều được áp dụng cơ chế bảo mật nghiêm ngặt trong toàn bộ mạng lưới đối tác. Takara cam kết không sao chép, không chia sẻ thiết kế cho bên thứ ba ngoài chuỗi cung ứng và không tự ý thương mại hóa dưới bất kỳ hình thức nào.
Điều kiện kỹ thuật & tiêu chuẩn xuất xưởng
Toàn bộ thành phẩm được quản lý sản xuất và cung ứng qua mạng lưới đối tác của Takara phải qua kiểm tra chất lượng (QC) và đạt các tiêu chuẩn an toàn áp dụng cho thị trường đích đã thống nhất trong hợp đồng (ví dụ QCVN 3:2019/BKHCN cho Việt Nam, EN71 cho châu Âu, ASTM F963/CPSIA cho Mỹ; ISO 8124, RoHS, REACH tùy dòng sản phẩm), do phòng thử nghiệm được công nhận thực hiện.
Takara kiên quyết từ chối gia công sản phẩm dùng phụ kiện sắc nhọn không khóa chốt an toàn, màu nhuộm chứa kim loại nặng vượt ngưỡng hoặc bông nhồi không rõ nguồn gốc.
Lộ trình thanh toán thương mại quốc tế
Giao dịch được thực hiện qua hình thức điện chuyển tiền ngân hàng (T/T) hoặc thư tín dụng chứng từ (L/C at sight) trực tiếp vào tài khoản pháp nhân công ty tại ngân hàng Việt Nam (như Vietcombank):
Giai đoạn 1 - Làm mẫu (Sampling)
Khách hàng thanh toán 100% phí làm mẫu (2.000.000–5.000.000 đ mỗi mẫu tùy thiết kế, gồm tối đa 3 lần chỉnh sửa) và cước chuyển phát nhanh (DHL/FedEx) trước khi làm mẫu. Các lần chỉnh sửa tiếp theo được báo giá riêng. Phí làm mẫu được xuất hóa đơn riêng, tách khỏi đơn hàng sản xuất.
Giai đoạn 2 - Sản xuất hàng loạt (Mass Production)
- Đặt cọc theo mức quy định trong Hợp đồng kinh tế, ngay sau khi ký hợp đồng và phê duyệt Golden Sample (Mẫu chuẩn ký niêm phong).
- Thanh toán phần còn lại sau khi có Báo cáo kiểm định chất lượng (QC Final Inspection Pass) trước khi giải phóng vận đơn (B/L) hoặc bàn giao hàng tại cảng.
Hủy hợp đồng & phạt vi phạm
Hủy hợp đồng & phạt vi phạm:
- Khách hàng hủy đơn sau khi nhà máy đối tác đã nhập vải, cắt rập: không hoàn lại tiền cọc đã thanh toán theo hợp đồng nhằm bù đắp chi phí vật tư và nhân công.
- Takara trễ tiến độ giao hàng quá 30 ngày (ngoại trừ sự kiện bất khả kháng): khách hàng có quyền chấm dứt hợp đồng, Takara hoàn trả 100% tiền cọc trong 07 ngày làm việc kèm chế tài phạt vi phạm theo hợp đồng.
Quy trình tiếp nhận & giải quyết khiếu nại (4 bước)
Mọi phát sinh được ưu tiên thương lượng thiện chí trên chuẩn mực B2B quốc tế qua email contact@takarahq.com hoặc Cổng Takara Partner Portal:
- Bước 1 (trong 24h làm việc): Tiếp nhận thông tin, yêu cầu cung cấp PO ID, biên bản vận chuyển, video/ảnh cận cảnh lỗi và tỷ lệ khuyết tật.
- Bước 2 (03 – 05 ngày làm việc): Phòng QA đối chiếu Mẫu niêm phong lưu kho (Counter-sample), tra soát nhật ký kiểm tra chất lượng và quy trình tại nhà máy đối tác.
- Bước 3: Gửi văn bản đề xuất giải pháp (sửa chữa, sản xuất bù, giảm trừ công nợ, hoặc phối hợp khiếu nại bảo hiểm vận tải/hãng tàu).
- Bước 4: Nghiệm thu và ký Biên bản thanh lý khiếu nại.
Sau 60 ngày thương lượng không thành, vụ việc sẽ được đưa ra phân xử tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) hoặc Tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam.
Bảo mật dữ liệu & phạm vi tiếp cận
Dữ liệu đối tác (hồ sơ mua hàng, thông tin liên hệ, tech pack) chỉ được sử dụng nội bộ để tính định mức, phục vụ logistics quốc tế (DHL, FedEx, Maersk), khai báo hải quan và gửi mẫu kiểm định phòng lab độc lập.
Hồ sơ kỹ thuật được lưu trữ bảo mật tối thiểu 05 năm để phục vụ tái đặt hàng (re-order) và hậu kiểm xuất xứ. Hệ thống dữ liệu được lưu trữ trên hạ tầng an ninh mạng chuẩn quốc tế (Cloudflare, AWS). Khách hàng có quyền tra cứu, cập nhật hoặc yêu cầu xóa dữ liệu bằng cách gửi thư tới contact@takarahq.com (xử lý trong vòng 03 ngày làm việc).
Điều khoản bất khả kháng (force majeure)
Takara được miễn trừ trách nhiệm chậm trễ hoặc không thể giao hàng đúng hạn trong các trường hợp nằm ngoài tầm kiểm soát hợp lý: thiên tai, dịch bệnh phong tỏa diện rộng, chiến tranh, cấm vận thương mại quốc tế, hoặc các chỉ thị hành chính làm đình trệ chuỗi cung ứng vận tải hàng hải. Hai bên sẽ chủ động thương thảo để gia hạn tiến độ phù hợp.