Xuất khẩu hàng sản xuất từ Việt Nam: cẩm nang từ Incoterms đến đóng container
Chọn điều kiện giao hàng nào, mã HS quyết định điều gì, thị trường đích đòi kiểm nghiệm gì, và những bước kiểm soát giữ cho lô hàng thú bông, quà tặng hay merchandise đến nơi đúng hẹn.
Amy NguyenCEO & Đồng sáng lập, Takara
Một lô hàng xuất khẩu hiếm khi hỏng vì sản phẩm xấu. Nó hỏng vì điều kiện giao hàng ghi không rõ ai trả phí ở cảng, vì mã HS khai sai nên bị truy thu thuế, vì báo cáo kiểm nghiệm không đúng chuẩn của thị trường đích, hay vì container đổ mồ hôi suốt 30 ngày trên biển. Bài này đi qua từng điểm đó theo thứ tự một đơn hàng thực sự diễn ra, dành cho người mua và doanh nghiệp đặt sản xuất thú bông, quà tặng và merchandise tại Việt Nam.
Chọn điều kiện giao hàng (Incoterms 2020)
Incoterms trả lời ba câu hỏi: rủi ro chuyển từ người bán sang người mua ở đâu, ai trả cước và bảo hiểm, ai làm thủ tục hải quan ở mỗi đầu. Bốn điều kiện dưới đây là những điều kiện hay gặp nhất với hàng tiêu dùng đi container.
| Điều kiện | Rủi ro chuyển giao khi | Ai trả gì |
|---|---|---|
| FOB - cảng xếp hàng (Cát Lái, Cái Mép, Hải Phòng) | Hàng đã được xếp lên tàu tại cảng xuất | Người bán lo chi phí nội địa, thông quan xuất khẩu và phí tại cảng xếp. Người mua chỉ định hãng tàu hoặc forwarder, trả cước biển và chịu rủi ro trên biển. |
| FCA - kho người bán hoặc bãi container | Hàng được giao cho người vận chuyển do người mua chỉ định | Giống FOB về chi phí nhưng hợp với hàng container hơn, vì container thường được giao ở bãi trước khi lên tàu. |
| CIF - cảng đích | Hàng đã được xếp lên tàu tại cảng xuất (dù người bán trả cước tới cảng đích) | Người bán trả cước biển và mua bảo hiểm tối thiểu điều kiện C. Người mua thông quan nhập khẩu và trả phí tại cảng đích. |
| DDP - kho người mua | Hàng đã sẵn sàng dỡ tại địa điểm giao ở nước nhập khẩu | Người bán lo gần như mọi thứ, kể cả thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng ở nước đích. |
Mã HS: con số quyết định thuế và kiểm tra chuyên ngành
Sáu chữ số đầu của mã HS là chung toàn cầu theo Công ước HS của Tổ chức Hải quan Thế giới. Từ chữ số thứ bảy trở đi, mỗi nước tự quy định (HTS ở Hoa Kỳ, TARIC ở EU). Mã HS quyết định thuế suất, việc hàng có được hưởng ưu đãi theo hiệp định thương mại hay không, và những kiểm tra chuyên ngành đi kèm.
| Nhóm HS | Thường áp dụng cho | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|
| 9503 | Đồ chơi: thú bông, búp bê, mô hình và đồ chơi khác dành cho trẻ em | Kéo theo yêu cầu an toàn đồ chơi của thị trường đích (CPSIA và ASTM F963 tại Mỹ, EN71 và dấu CE tại EU). |
| 6307 | Hàng dệt may hoàn thiện khác: gối, đệm trang trí, túi vải không phải đồ chơi | Không thuộc nhóm đồ chơi nhưng vẫn có quy định về nhãn thành phần xơ sợi và hóa chất trong vải. |
| 3926 | Sản phẩm nhựa khác: tượng trang trí, phụ kiện | Ở EU cần tính tới REACH về hóa chất; nếu sản phẩm thực chất là đồ chơi thì phải khai theo nhóm đồ chơi. |
Ranh giới giữa “đồ chơi” và “đồ trang trí cho người lớn” nằm ở mục đích sử dụng, không ở chất liệu. Một mô hình nhân vật bán ở cửa hàng đồ chơi cho trẻ em sẽ bị xét như đồ chơi, kể cả khi người mua định vị là hàng sưu tầm. Cách phân loại này cũng quyết định sản phẩm phải qua kiểm nghiệm gì.
Kiểm nghiệm theo thị trường đích
Tiêu chuẩn đi theo nơi hàng được bán và kênh bán, không đi theo nhà máy. Cùng một con thú bông có thể cần ba bộ kiểm nghiệm khác nhau cho Mỹ, EU và bán lẻ trong nước. Nếu hàng đi nhiều thị trường, hãy khai báo tất cả từ đầu để phạm vi kiểm nghiệm bao trùm mọi điểm đến. Báo cáo cần đến từ phòng thí nghiệm độc lập được công nhận theo ISO/IEC 17025, và với hàng trẻ em vào Mỹ, phòng thí nghiệm đó phải nằm trong danh sách được CPSC chấp nhận.
Chì trong lớp sơn phủ không quá 90 ppm, trong vật liệu nền tiếp cận được không quá 100 ppm; tám phthalate bị hạn chế, mỗi chất không quá 0,1%. Sản phẩm còn qua các phép thử mô phỏng sử dụng và lạm dụng (kéo, xoắn, rơi) để mắt, mũi và chi tiết nhỏ không bung ra. Nhà nhập khẩu phát hành Giấy chứng nhận sản phẩm trẻ em (CPC) dựa trên báo cáo của phòng thí nghiệm, và sản phẩm cần nhãn truy xuất cố định.
EN71-1 về tính chất cơ lý, EN71-2 về khả năng cháy, EN71-3 về thôi nhiễm kim loại nặng. Sản phẩm mang dấu CE và ghi thông tin nhà sản xuất cùng nhà nhập khẩu tại EU.
Đồ chơi bán lẻ trong nước cần chứng nhận hợp quy theo QCVN 3, dấu CR trên sản phẩm hoặc bao bì và nhãn phụ tiếng Việt.
Với đơn hàng lớn, nên kiểm nghiệm vải, nhựa và mực in ngay từ lô nguyên liệu. Phát hiện sai sót ở giai đoạn này rẻ hơn rất nhiều so với khi thành phẩm đã đóng thùng.
Các chương trình đánh giá cấp cao như Disney FAMA, amfori BSCI hay Sedex SMETA do một số nhà máy đủ điều kiện nắm giữ và thường phù hợp với đơn hàng số lượng tương đối lớn. Với đơn nhỏ, mức đảm bảo hợp lý thường là kiểm nghiệm an toàn sản phẩm theo chuẩn của thị trường đích. Xem thêm cẩm nang thẩm định nhà máy.
Kiểm soát chất lượng trên chuyền
Kiểm tra cuối cùng thường lấy mẫu theo ISO 2859-1, phổ biến là AQL 2,5 cho lỗi nặng và 4,0 cho lỗi nhẹ, còn lỗi nghiêm trọng (ảnh hưởng an toàn) thì không được chấp nhận. Nhưng kiểm tra cuối chỉ phát hiện lỗi, không ngăn được lỗi. Với hàng may và thú bông, ba điểm kiểm soát dưới đây ở nhà máy đối tác quan trọng hơn cả.
- 01Quản lý kim gãy
Kim gãy phải được thu đủ mảnh và ghi vào sổ có xác nhận của bộ phận QC. Nếu không tìm đủ mảnh, bán thành phẩm ở vị trí đó phải được dò kim lại hoặc loại bỏ.
- 02Dò kim 100% trước khi đóng thùng
Toàn bộ thành phẩm đi qua máy dò kim băng tải. Máy được hiệu chuẩn bằng mẫu chuẩn vào đầu ca và định kỳ trong ca; mức nhạy cụ thể theo yêu cầu của người mua hoặc nhà bán lẻ.
- 03Giữ hàng khô
Bông nhồi và vải hút ẩm rất nhanh trong khí hậu nóng ẩm. Thành phẩm nên được đóng gói khi khô, lưu kho trên pallet, cách sàn và cách tường, và không để lâu trước ngày đóng container.
Đóng container và vận tải biển
Từ Việt Nam đi Mỹ hoặc châu Âu, hàng thường nằm trên biển vài tuần, qua những vùng chênh lệch nhiệt độ lớn. Hơi nước ngưng tụ trong container (thường gọi là “mồ hôi container”) là nguyên nhân phổ biến khiến thú bông bị ẩm mốc và thùng carton bị sụp. Bảng kiểm dưới đây áp dụng khi đóng hàng.
| Hạng mục | Đạt khi | Cách kiểm tra |
|---|---|---|
| Vỏ container | Kín nước, không lọt sáng, sàn khô, sạch, không mùi | Vào trong, đóng cửa để kiểm tra lọt sáng; kiểm tra sàn trước khi xếp hàng. |
| Thùng carton | Đúng quy cách người mua yêu cầu, thường là carton 5 lớp, chịu được số tầng xếp chồng thực tế | Đối chiếu thông số với nhà cung cấp bao bì; thử xếp chồng trên mẫu thùng thật. |
| Chống ẩm | Có túi hoặc thanh hút ẩm chuyên dụng cho container | Treo dọc hai vách trước khi đóng cửa; số lượng theo loại container và tuyến. |
| Niêm phong | Seal an ninh cao đạt ISO 17712 | Chụp ảnh số container và số seal lúc mở cửa, khi xếp được một nửa và sau khi bấm seal. |
Bộ chứng từ xuất khẩu
Chứng từ sai một chữ có thể khiến hàng nằm lại ở cảng đích hoặc làm chậm thanh toán, đặc biệt với L/C. Một bộ chứng từ thông thường gồm:
- Hóa đơn thương mại: điều kiện Incoterms, mô tả hàng, mã HS, đơn giá, tổng trị giá và điều khoản thanh toán.
- Phiếu đóng gói: số kiện, số lượng mỗi kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và thể tích, khớp với hàng thực tế.
- Vận đơn đường biển: người gửi, người nhận, bên nhận thông báo, cảng xếp, cảng dỡ, số container và số seal.
- Chứng nhận xuất xứ (C/O): mẫu phù hợp với hiệp định mà nước nhập khẩu áp dụng (ví dụ EVFTA, CPTPP, RCEP) để người mua hưởng thuế ưu đãi, nếu có.
- Báo cáo kiểm nghiệm và chứng nhận liên quan (ví dụ CPC cho hàng trẻ em vào Mỹ), đúng thời hạn mà người mua hoặc nhà bán lẻ yêu cầu.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan.
Takara phối hợp với nhà máy đối tác như thế nào
Takara không sở hữu nhà máy. Takara tìm và thẩm định nhà máy đối tác phù hợp với sản phẩm và thị trường đích, chuẩn hóa hồ sơ kỹ thuật, đặt kiểm nghiệm tại phòng thí nghiệm độc lập được công nhận, theo dõi các điểm kiểm soát trên chuyền và giám sát đóng container, rồi hoàn thiện bộ chứng từ cùng forwarder của người mua. Người mua theo dõi từng bước trên Takara Portal.
Nếu bạn đang chuẩn bị một đơn hàng xuất khẩu, hãy gửi kèm thị trường đích, kênh bán và các tiêu chuẩn cần có ngay trong yêu cầu đầu tiên. Đó là thông tin quyết định nhà máy nào phù hợp, phạm vi kiểm nghiệm, chi phí và tiến độ.